翻譯公司如何提升項目管理能力

翻譯行業(yè)是個(gè)服務(wù)性行業(yè)，要想做好對外的服務(wù)，首先要抓好對內的服務(wù)，也就是人員的管理工作。不管哪個(gè)公司都不可能完全依賴(lài)自身的專(zhuān)職翻譯人員來(lái)解決所有客戶(hù)的翻譯委托，必須或者說(shuō)是不得不借助于外腦，也就是兼職譯員來(lái)完成。因為，往往很多翻譯服務(wù)需求量大的客戶(hù)是技術(shù)性生產(chǎn)或研究單位，稿件基本上都帶有較強的專(zhuān)業(yè)性?xún)热?，對譯者的要求已經(jīng)不僅僅是語(yǔ)言的轉換，而是需要對其專(zhuān)業(yè)的熟悉度和專(zhuān)業(yè)用詞的到位度，所以,即使是翻譯公司的專(zhuān)職譯員人數達到了一定的數量，也難以做到和大多數客戶(hù)的專(zhuān)業(yè)完全對口，不可避免地需要擅長(cháng)不同技術(shù)專(zhuān)業(yè)的兼職翻譯來(lái)?yè)敼ぷ?因此,也非常需要及時(shí)將這些兼職譯員按專(zhuān)業(yè)背景進(jìn)行分組整理,以便于日后的稿件順利委托.

對于一個(gè)單位的負責人來(lái)說(shuō)，既要領(lǐng)導和協(xié)調本單位的專(zhuān)職翻譯和其他管理人員，又要管理好那些見(jiàn)面次數不多甚至是根本未見(jiàn)過(guò)面的兼職譯員們，不是件容易的事。特別是由于兼職譯員特有的分散性大、機動(dòng)性較強的特點(diǎn)，除了在最初的篩選中就需花費較大的精力外，如果一旦需要委托他們進(jìn)行翻譯工作，那么無(wú)論是從開(kāi)始委稿環(huán)節再到交稿校對環(huán)節，還是到辦款結算環(huán)節都會(huì )有不少的隱患和漏洞的存在，導致兼職譯員和翻譯公司之間產(chǎn)生各種各樣的矛盾，于是就有了經(jīng)常出現在網(wǎng)上各翻譯論壇上的兼職譯員投訴和號召抵制某一翻譯公司的情況發(fā)生，其實(shí)除了有個(gè)別翻譯公司確實(shí)是害群之馬外，很多都是在管理環(huán)節上出現問(wèn)題而又沒(méi)及時(shí)解決而造成的。另外，因為翻譯行業(yè)的客戶(hù)種類(lèi)既有個(gè)人也有單位,翻譯費用也是銀行轉帳與現金形式并存,現金流動(dòng)比較頻繁，管理不嚴極易出現貪污問(wèn)題.一旦發(fā)生則不但公司聲譽(yù)和經(jīng)濟上都倍受損失,當事人本身的前途也毀于一旦.

不光對內管理,在對外客戶(hù)的洽談上,也往往會(huì )有這種問(wèn)題, 一些對價(jià)格比較敏感的客戶(hù),在進(jìn)行二次委托時(shí),常常會(huì )有意錯報前一次的合同價(jià)格,如果翻譯公司不能及時(shí)查到前一次的翻譯記錄,就面臨降價(jià)則犧牲利潤,不降價(jià)又丟失回頭客的尷尬被動(dòng)局面.

因此,建立一套較為周密的管理系統極為重要，確切的說(shuō)是建立一套簡(jiǎn)易實(shí)用的電腦管理程序，以軟件來(lái)代替和協(xié)助人工的管理。該管理系統能做到將譯員管理和客戶(hù)管理合為一體，操作要簡(jiǎn)單，使用要方便。

這個(gè)系統要建立在翻譯公司內部管理基本原則下:

1.簽定客戶(hù)合同與安排譯員翻譯不能是同一個(gè)人.

2.無(wú)論是專(zhuān)職坐班譯員還是兼職譯員,在接受翻譯工作前均需簽定翻譯委托單,作為日后費用結算之依據.

3.譯員委托翻譯單的編號必須與客戶(hù)委托合同的編號相同.

這個(gè)系統必須保證三點(diǎn)作用:

1. 錄入內容后可隨時(shí)查詢(xún),利于每日工作的順利進(jìn)行,避免遺漏或錯委.

2. 內容一旦錄入后未經(jīng)總管授權不能更改,由于每個(gè)環(huán)節是連續的,因此起到監督各工作環(huán)節的作用.

3. 萬(wàn)一工作中出現錯誤,可及時(shí)查到錯誤發(fā)生的根源.

日常操作這個(gè)系統的有下列人員:

譯管部

第一人是負責安排譯員進(jìn)行翻譯的譯管部人員，簡(jiǎn)稱(chēng)委稿人。他(她)在確定接稿譯員人選后將客戶(hù)合同及委托譯員的部分相關(guān)情況輸入該管理系統.

第二人是負責向譯員下發(fā)委托翻譯單的譯管部人員,簡(jiǎn)稱(chēng)下單員. 他(她)的工作就是填寫(xiě)委托翻譯單的內容.

第三人是負責譯稿的審校工作的審校部人員 ,簡(jiǎn)稱(chēng)校對人.他(她)的工作就是統計譯稿審校后出現的錯誤及相應的扣款額,填寫(xiě)扣款單.

財務(wù)部

操作者負責辦理翻譯費給譯員的出納員.簡(jiǎn)稱(chēng)結算人。他(她)的工作是核查系統自動(dòng)統計譯員的實(shí)際應辦翻譯費金額.并據此辦理付款手續.

業(yè)務(wù)部

操作者是當日簽定客戶(hù)委托合同的業(yè)務(wù)員。簡(jiǎn)稱(chēng)補充人。他(她)的工作是補充錄入客戶(hù)合同中的內容。

除了錄入當日工作情況外，采用該管理系統的翻譯公司譯管部還可以充分使用系統的查詢(xún)功能。委稿人可以一上班便打開(kāi)《待譯稿件安排表》，就能很明確知道有哪些稿件在進(jìn)行翻譯中，是哪些譯員在譯，可以對交稿較集中的時(shí)間預先就有把握，提前安排調度好審校的人員。

同時(shí)，委稿人還調閱《委托單》，核查是否對每個(gè)在譯人員都已經(jīng)下發(fā)過(guò)委托翻譯單，委托事項是否已明確無(wú)誤，以防止出現錯誤委托譯員，或遺漏通知稿件注意事項及交稿時(shí)間等等。

作為審校人員的校對人，也應在每日上班即打開(kāi)《校對計劃表》，并根據其中各稿件的交稿時(shí)間確定當日待校稿件順序。

財務(wù)部也可以每日打開(kāi)《辦款計劃表》，對即將進(jìn)行的翻譯費辦理做出時(shí)間上和人員上的安排?？梢酝耆沤^延誤給兼職譯員的辦款時(shí)間，或者漏辦了譯員的翻譯費用，也避免翻譯費金額發(fā)生錯誤，從根本上杜絕了貪污現象的發(fā)生。

該系統對業(yè)務(wù)部也大有好處：

1. 業(yè)務(wù)部在洽談接稿時(shí)可以從系統中調出以前類(lèi)似稿件的翻譯情況，對價(jià)格可否浮動(dòng)、交稿時(shí)間伸縮都能提前準備。

2. 遇到在交稿后較長(cháng)時(shí)間后客戶(hù)才反饋稿件問(wèn)題，也能及時(shí)查閱復核給予解決，客戶(hù)一定會(huì )對翻譯公司的效率和責任心留下的好印象。

當然，最有利的是解脫了公司負責人守在辦公室的監管束縛，負責人可隨時(shí)了解公司翻譯流程中各環(huán)節的進(jìn)展情況，對各環(huán)節管理人的工作效率也能把握，使得負責人能有更多精力和時(shí)間去考慮市場(chǎng)和公司發(fā)展。

有位著(zhù)名的經(jīng)濟管理學(xué)家曾經(jīng)說(shuō)過(guò)，管理就是“管”和“理”，對翻譯公司這個(gè)行業(yè)的管理者來(lái)說(shuō)，必須先“理”好，才可以“管”好。建立一套電腦管理系統，將日常的翻譯流程環(huán)節全部進(jìn)行電腦化的梳理，才是搞好翻譯公司內部管理的關(guān)鍵。